法定三帳簿。保存期間は5年、ただし「当分の間3年」です
法定三帳簿とは労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の3つです。労働者を1人でも雇えば作成義務があり、パート・アルバイトも対象です。作っていないこと自体が労働基準法違反で、記入していない場合や虚偽の記入をした場合は30万円以下の罰金（労基法120条）。
そして混乱しやすいのが保存期間です。労働基準法109条では5年と定められていますが、同法143条1項の経過措置により当分の間は3年とされています。「3年」と書かれた解説と「5年」と書かれた解説が混在するのはこのためで、実務上は3年が現行、いずれ5年になると理解しておくのが正確です。
3つの帳簿と記載事項
| 帳簿 | 根拠 | 主な記載事項 |
|---|---|---|
| 労働者名簿 | 労基法107条 | 氏名、生年月日、履歴、性別、住所、従事する業務の種類、雇入れの年月日、退職の年月日と理由、死亡の年月日と原因 |
| 賃金台帳 | 労基法108条 | 氏名、性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数、時間外・休日・深夜の労働時間数、基本給と手当の種類・額、控除した額 |
| 出勤簿 | 労働時間の適正把握（労安衛法66条の8の3等） | 出勤日、始業・終業時刻、休憩時間、時間外労働、休日労働、深夜労働の時間数 |
- 労働者名簿は日雇い労働者を除く全員…事業場ごとに、労働者ごとに作成します。パート・アルバイトも対象で、日々雇い入れられる者だけが除かれます
- 賃金台帳は給与明細とは別物…明細を渡していれば足りるわけではありません。労働時間数や時間外労働の時間数を記載する欄があるのが賃金台帳で、明細には載っていない項目があります
- 出勤簿の名称は法律に出てこない…労働基準法に「出勤簿」という言葉はなく、労働時間の適正な把握義務から実質的に必要とされている帳簿です。タイムカード、勤怠システムの記録、自己申告の記録などが該当します
- 本社でまとめてはいけない…賃金台帳は事業場ごとに調製するのが原則です。支店がある会社が本社で一括管理していると指摘されることがあります
- パソコンでの作成・保存も可…厚生労働省も電子的な作成・保存を認めています。必要に応じて画面表示・印刷できること、改変されないことなどが条件です
保存期間の5年と3年
- 労基法109条＝5年…2020年4月の民法改正で賃金請求権の時効が5年（当面3年）に延長されたことに伴い、労働関係書類の保存期間も5年に改正されました
- 労基法143条1項＝当分の間3年…経過措置です。現時点で守るべきは3年ですが、時効の当面3年が5年になるタイミングで帳簿も5年になります
- 迷ったら5年保存が安全…3年で捨てても違反ではありませんが、賃金請求権の時効が延びる可能性を考えると、5年持っておくほうがリスクが小さいです。紙でもデータでもかさばる書類ではありません
- 起算日は帳簿ごとに違う…労働者名簿は退職・解雇・死亡の日、賃金台帳は最後の記入をした日、出勤簿は最後の出勤日が起算日です。在職中はずっと保存対象ということになります
罰則と、調査で見られる場所
- 30万円以下の罰金…労基法120条により、記入していない場合や故意に虚偽の労働時間数を記入した場合が対象です。労働基準監督署の調査で最初に確認される書類のひとつです
- 調査では「3点セット」で照合される…賃金台帳の労働時間数と出勤簿（タイムカード）の記録、そして給与明細の残業代が一致するかを見られます。出勤簿では残業しているのに賃金台帳の時間外労働がゼロという不一致が最も指摘されやすい形です
- 時間外労働の時間数が書かれていない賃金台帳が多い…市販の様式や会計ソフトの帳票では労働時間数の欄が省略されていることがあります。項目として必要なので、給与ソフトの出力設定を確認する価値があります
- 36協定と突き合わされる…出勤簿の実労働時間が36協定の上限を超えていれば、そこから別の指摘に発展します。帳簿は単独ではなく、協定や就業規則と一緒に見られます
小さな会社の管理方法
- 給与計算ソフトの出力で足りることが多い…賃金台帳は給与計算ソフトから出力できます。年に1回、年度分をPDFで保存しておけば形式は満たせます
- 労働者名簿は入社時に作って更新する…住所変更や業務内容の変更があれば書き換えます。入社時の書類一式に含めておけば作り忘れが起きません
- 出勤簿は勤怠の記録がそのまま使える…タイムカードでも、勤怠アプリの月次データでも構いません。自己申告のみは原則として認められないため、客観的な記録として残る形にします
- 3名の会社でも省略はできない…当社も3名ですが、この3つは毎月の給与計算の副産物として残る形にしています。作業として増えるのは労働者名簿の更新だけです
帳簿の整備は「やっていない会社が多いが、やっていないと真っ先に指摘される」という性質のものです。給与計算の流れの中に組み込んでしまえば追加の手間はほとんどありません。
よくある質問
Qパート・アルバイトも労働者名簿が必要ですか
必要です。日々雇い入れられる者を除き、すべての労働者について作成します。短時間勤務でも対象です。
Q賃金台帳は給与明細の控えで代用できますか
できません。賃金台帳には労働日数や労働時間数、時間外・休日・深夜の労働時間数を記載する必要があり、給与明細には含まれていない項目があります。給与計算ソフトの賃金台帳機能から出力するのが確実です。
Q退職者の帳簿はいつまで保存しますか
労働者名簿は退職・解雇・死亡の日から、賃金台帳は最後の記入をした日から起算します。現行は当分の間3年ですが、法律上は5年です。
Q出勤簿がなくてタイムカードだけの場合は違反ですか
タイムカードが労働時間の記録として機能していれば問題ありません。「出勤簿」という名称の書類が必要なのではなく、始業・終業時刻が客観的に記録されていることが要件です。
まとめ
① 法定三帳簿は労働者名簿・賃金台帳・出勤簿。1人でも雇えば作成義務があり、パートも対象。
② 保存期間は労基法109条で5年、143条1項の経過措置で当分の間3年。迷ったら5年持つ。
③ 記入漏れ・虚偽記入は30万円以下の罰金（労基法120条）。
④ 賃金台帳は事業場ごとに調製する。本社一括はNG。
⑤ 調査では賃金台帳・出勤簿・給与明細の時間数の一致を見られる。
この記事は2026年7月30日時点の法令・公開情報および当サイトで実測した料金に基づいています。制度・料金は変わることがあります。許認可・登記・税務の個別判断は、所管庁・専門家にご確認ください。本記事は論点の整理であり、法的助言ではありません。