今の時代に複合機は必要ないのか

結論

答えは会社によって割れます。ただし感覚ではなく月間の印刷枚数で機械的に判定できます。

リース最低帯（月額5,000円＋カウンター保守）とコンビニ印刷（白黒20円）を比べると、分岐点はモノクロのみで月263枚、カラー3割混在なら月198枚。それ未満しか刷らないなら、複合機リースは数字の上で不要です。

そのうえで「必要」側に残った会社のために、主要6メーカーの現行シリーズと機能の違い、いま複合機ができるようになったこと（最新機能）、選び方まで、この1本で全部見られるようにしました。各社公式サイトの情報は2026年7月27日に取得しています。

複合機リースの実際のコスト構造

複合機のリースは「月額リース料」と「カウンター保守料（刷った枚数×単価）」の2階建てです。販売店が公表している相場を整理します。

複合機リースの相場（OFFICE110公表値・2026年7月27日取得）
印刷速度	月額リース料	想定枚数
20枚/分	5,000〜8,000円	〜3,000枚/月
30枚/分	8,000〜12,000円	3,000〜6,000枚/月
40枚/分	10,000〜15,000円	6,000〜10,000枚/月

これにカウンター保守（モノクロ約0.6〜1.5円/枚・カラー約6〜15円/枚）が乗ります。最小構成でも年6万円は固定で出ていく。リース期間は5年が主流で、途中解約は原則できず、残額を払うことになります。「とりあえず入れておくか」で決めてはいけない理由です。

まず損益分岐：月263枚

複合機なしで生きる手段（セブンイレブンのマルチコピー機＝白黒20円・カラーA4 50円、公式・2026年7月27日取得）と比べます。

月間枚数別・年間コスト比較（リース=月額5,000円＋モノクロ1円/枚で計算）
月間枚数	複合機リース	コンビニ（20円）	判定
月50枚	60,600円/年	12,000円/年	リース不要
月100枚	61,200円/年	24,000円/年	リース不要
月263枚	63,156円/年	63,120円/年	分岐点
月500枚	66,000円/年	120,000円/年	リース優位
月1,000枚	72,000円/年	240,000円/年	リース優位

カラーを3割混ぜると分岐点は月198枚まで下がります。自社の月間カウンター枚数（保守料の請求書に記載）と、この線を比べてください。月263枚未満なら、ここから先のメーカー比較を読む必要すらありません。コンビニとA4レーザーで足ります。

主要6メーカーの現行シリーズと違い

「必要」側に残った会社向けに、国内で流通の中心になっている6メーカーを並べます。シリーズ名・特徴は各社公式サイトから2026年7月27日に取得しました。

主要6メーカーの現行シリーズ比較（各社公式サイト・2026年7月27日取得）
メーカー	現行シリーズ	公式が打ち出している強み	こんな会社に合う
リコー	RICOH IM C（カラー）／IM（モノクロ）	遠隔監視保守「@Remote」、操作パネルにアプリを追加できる仕組み、再生複合機	保守対応の早さ・全国拠点を重視する会社
キヤノン	imageRUNNER ADVANCE DX	OCRでファイル名を自動付与しクラウドへ振り分ける「ファイリングアシスト」、楽楽精算・SAP Concur連携、毎分270ページの両面同時読み取り	紙書類のデータ化・経理処理が多い会社
富士フイルムBI	Apeos／ApeosPort	高精細な画質、クラウド連携、部品を再利用した再生機（R/RC型）	印刷品質を重視する会社・提案資料が多い会社
コニカミノルタ	bizhub i シリーズ	「シンプルな操作性と最先端のITサービス」。スマホのように使える操作画面	機械が苦手なメンバーが多い会社
シャープ	BPシリーズ	「スマートワーク」訴求。リモートワーク対応・中小規模向けの構成が厚い	コスト重視の中小オフィス
京セラ	TASKalfa／ECOSYS	カラートナーの使用量で印刷単価が変わる独自保守「スリーCチャージ」	カラーを「少しだけ」使う会社（後述）

性能差より「保守と料金体系」の差で選ぶ

正直に書きます。コピー・プリント・スキャンの基本性能は、現行機ならどのメーカーも実用上困りません。差が出るのは次の3点です。

保守網…故障時に何時間で来るか。これはメーカーではなく、契約する販売店・地域で決まります
料金体系…例外が京セラの「スリーCチャージ」。通常はカラー1枚＝カラー単価ですが、トナー使用量に応じて単価が変わるため、ワンポイントだけ色を使う請求書・図面のような使い方だと安くなる余地があります
連携機能…使っている会計ソフト・クラウドストレージと繋がるか（次章）

「人気ランキング」を探している方へ。複合機の正確な国内シェアは有料の調査データで、無料で出回っている「人気ランキング」の多くは販売店が自社の取扱機種を並べたものです。当サイトは販売店ではないので順位は付けません。順位ではなく、上の表の「合う会社」から絞るほうが実用的です。

最新機能：いまの複合機は「刷る機械」ではなくなっている

10年前の感覚のまま「コピー機でしょ」と思っていると、ここが一番変わっています。各社公式が現行機で訴求している機能から、実務に効くものだけを選びました。

AI-OCRでファイル名まで自動化…スキャンした書類の文字を読み取り、ルールに従ってファイル名を付けてクラウドの所定フォルダへ自動振り分け（キヤノン「ファイリングアシスト」）。「スキャンしたが、どこに保存したか分からない」問題への回答です
経費精算・会計ソフト連携…領収書・請求書を一括スキャンし、OCRでデータ化して楽楽精算やSAP Concurへ自動転記（キヤノン公式）。当サイトで扱っている会計ソフトとの組み合わせ方が変わります
クラウドストレージ直結…Box・Googleドライブ・Dropboxへ複合機から直接保存・直接印刷（キヤノンuniFLOW Online等。各社同種の連携あり）
遠隔監視・自動保守…機械が自分で不調を検知しメーカーへ通報、トナーも自動配送（リコー「@Remote」等）。「トナー切れに気づいて発注」という仕事自体がなくなります
スマホ感覚の操作パネル＋アプリ追加…操作パネルに業務アプリを追加してカスタマイズ（リコーのアプリサイト、コニカミノルタbizhub iの操作性訴求）
再生複合機という選択肢…部品を再利用した再生機を正規ラインアップとして販売（リコー・富士フイルムBI）。環境配慮の調達基準がある取引先を持つ会社には材料になります

逆に言うと、これらを1つも使わないなら、高機能機を入れる理由はありません。「最新機能を使うか」は、そのまま機種のグレードと月額を決める変数です。

用途別の選び方

用途別・現実的な選び方の整理
会社のタイプ	現実解	目安コスト
月263枚未満・A3不要	複合機なし（コンビニ＋A4レーザー）	年1〜3万円
月300〜1,000枚・スキャン中心	20枚/分帯の複合機＋クラウド連携	月6,000〜1万円前後
カラーは差し色程度	京セラのスリーCチャージ型保守を見積りに含める	カラー単価が変動
紙書類のデータ化が業務の中心	キヤノンDXのOCR自動振り分け等、連携重視で選定	機能で選ぶ
月3,000枚以上	30〜40枚/分帯＋カウンター単価交渉が本丸	月1〜1.5万円＋保守

枚数では決められない会社：FAXが消えない業界

当社は東京の賃貸仲介・管理会社ですが、不動産業界は2026年現在もFAXが現役です。業者間の物件確認・申込書・図面のやり取りに、いまだにFAXが使われています。相手があることなので、一社だけの判断では廃止できません。建設・医療介護・士業の一部も同じ構造です。

ただし「FAXが必要」＝「複合機が必要」ではありません

当社はFAXを廃止できていませんが、受信は紙で受けず、メール転送（クラウドFAX側でPDF化）で受けています。送信もPCから可能です。FAX番号の維持と、FAX複合機を置くことは切り離せます。
「FAXがあるから複合機を解約できない」と思っている場合、実際に縛られているのは番号であって、機械ではないことが多い。ここは見直す価値があります。

判定チェック（5項目）

直近の保守請求書でカウンター枚数を見る…月263枚（カラー混在なら198枚）未満なら、数字上リースは不要
A3で刷る書類が本当にあるか…不要なら家庭用A4機で足り、選択肢が一気に広がります
FAXは番号と機械を分けて考える…番号はクラウドFAX・メール転送で維持できます
最新機能を使う業務があるか…スキャン自動化・会計連携を使わないなら高機能機は過剰です
リースの残期間を確認する…中途解約は残額一括が原則。やめるなら満了のタイミングで

入れる場合は、メーカーより先に「カウンター単価」で競わせる

同じ機種でも、販売店によってモノクロ0.6円と1.5円、カラー6円と15円の開きがあります。月3,000枚刷るなら単価差だけで年に数万〜十数万円。メーカー選びより先に、複数の販売店で「月額リース料＋カウンター単価」の総額を競わせるのが、この買い物の一番の防御です。

比べるときは、この記事の6社表から2〜3メーカーに絞り、各販売店に同じ条件（月間枚数・カラー比率・必要機能）を伝えて見積もりを取ってください。条件を揃えないと総額が比べられません。

よくある質問

Q結局どのメーカーが一番人気ですか

正確なシェアは有料調査のデータで、無料の「ランキング」は販売店の取扱一覧であることが多いです。実務の感覚では、リコー・キヤノン・富士フイルムBIの3社が大手オフィスで目にすることが多く、中小ではシャープ・京セラのコスト訴求も強い、という程度の濃淡です。性能の優劣より、地域の保守網と見積り条件で選ぶことを勧めます。

Q家庭用のインクジェット複合機ではだめですか

月数十枚のオフィスなら十分な場合が多いです。弱点はカラーのインクコストと耐久性で、月数百枚を超えると業務用に分があります。FAX付き家庭用機ならFAX番号問題も解決できます。

Qリースではなくレンタルや購入はどうですか

レンタルは短期・撤去自由が利点で単価は割高。購入は縛りがない代わりに保守契約を別途結ぶのが通常です。5年以上使う前提ならリース・購入、事業の先行きが読めないならレンタルか「持たない」構成が向きます。

Q電子契約にすれば印刷はなくなりますか

減りますがゼロにはなりません。宅建業でも2022年5月から契約書面の電子化が解禁され、紙の総量は業界全体で減り続けています。「ゼロにする」ではなく「分岐点の枚数を下回るまで減らす」と考えるのが現実的です。

Qいまのカウンター枚数はどこで分かりますか

毎月の保守料請求書に記載されています。機械の操作パネルからも累計カウンターを確認できます。直近3ヶ月の平均を出せば、この記事の判定はその数字ひとつでできます。

まとめ

この記事の要点

① 分岐点はモノクロ月263枚・カラー3割で月198枚。未満なら持たない。
② 基本性能に大差なし。差は保守網・料金体系（京セラのスリーCチャージ等）・連携機能。
③ 最新機能は「刷る」より「スキャン→OCR→クラウド・会計連携」。使わないなら高機能機は過剰。
④ FAXに縛られているのは番号であって機械ではない。
⑤ 入れるなら、同一条件でカウンター単価を競わせる。

この記事は2026年7月27日時点の法令・公開情報および当サイトで実測した料金に基づいています。制度・料金は変わることがあります。許認可・登記・税務の個別判断は、所管庁・専門家にご確認ください。本記事は論点の整理であり、法的助言ではありません。

この記事について

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